Ce înseamnă ofertă neconformă și cum o eviți?
O ofertă este declarată neconformă atunci când nu respectă cerințele din documentația de atribuire: propunerea tehnică nu acoperă toate cerințele caietului de sarcini, conține abateri majore de la acestea, ori propunerea financiară nu corespunde — prețuri neobișnuit de scăzute nejustificate, elemente de preț lipsă, corelații care nu se închid între formulare.
Distincția față de oferta INACCEPTABILĂ este esențială, pentru că determină ce poți repara și ce nu. Neconformitatea privește CONȚINUTUL ofertei — ce ai propus tehnic și financiar. Inacceptabilitatea privește condițiile de admitere: preț peste valoarea estimată, garanție de participare lipsă sau neconformă, criterii de calificare neîndeplinite, ofertă depusă după termen.
În practică, neconformitatea vine din patru locuri, în ordinea frecvenței. Primul: o cerință tehnică din caiet la care propunerea nu răspunde deloc — evaluatorul bifează cerință cu cerință, iar o omisiune nu se presupune acoperită. Al doilea: o abatere de specificație care pare minoră, dar nu este — beton C25/30 ofertat unde caietul cere C30/37 nu e o nuanță, e alt produs.
Al treilea: incoerența între documente. Cantitatea din lista de cantități diferă de cea din caiet, propunerea tehnică promite un termen iar graficul altul, valoarea din formularul de ofertă nu coincide cu totalul centralizatorului. Evaluatorul nu alege varianta favorabilă — constată contradicția.
Al patrulea: prețul neobișnuit de scăzut fără justificare. Autoritatea are obligația să ceară explicații înainte de a respinge, dar dacă justificarea nu demonstrează că poți executa la acel preț, oferta cade. Un profit de 0% declarat în devize este exact genul de semnal care declanșează solicitarea.
Ce se poate corecta și ce nu: erorile aritmetice și viciile de formă pot fi îndreptate în cursul evaluării, cu acordul ofertantului. Modificarea conținutului propunerii tehnice sau financiare nu — ar însemna o ofertă nouă, depusă după termen. De aceea verificarea trebuie făcută înainte de depunere, nu sperând la clarificări.
Metoda care previne aproape tot: o matrice de acoperire. Extragi fiecare cerință din caietul de sarcini, o pui pe un rând și scrii în dreptul ei unde anume din ofertă este acoperită. Cerințele rămase fără răspuns sunt exact cele pentru care ai fi fost respins. Este, în esență, ce face evaluatorul — doar că tu o faci primul.