Caiet de sarcini

Caietul de sarcini este partea tehnică a documentației de atribuire: descrie în detaliu specificațiile produselor, serviciilor sau lucrărilor — cantități, calitate, standarde și normative aplicabile, condiții de execuție și recepție.

Propunerea tehnică se evaluează prin raportare directă la caietul de sarcini: orice cerință neacoperită sau acoperită diferit poate face oferta neconformă. La lucrări, corelarea cantităților din devize cu cele din caiet este una dintre cele mai frecvente surse de erori.

Eroarea tipică a ofertantului: propunerea tehnică reproduce caietul de sarcini — „vom respecta toate cerințele” — în loc să arate cum le respectă. Comisia caută, cerință cu cerință, unde anume e acoperită fiecare în ofertă; o promisiune generică nu e o acoperire.

A doua: cerințele restrictive se observă abia când se redactează oferta. O specificație care indică o marcă fără mențiunea „sau echivalent”, un standard care exclude nejustificat alternativele sau o cantitate care nu se potrivește cu formularele financiare se clarifică ori se contestă în termenul care curge de la publicarea documentației. După depunere, oferta se evaluează după caietul așa cum a rămas.